Un bon système d’encaissement est le plus sûr moyen de démontrer le professionnalisme et de consolider sa relation client. Il est ainsi important de disposer d’un large choix de moyens de paiement afin d’optimiser les encaissements et booster le flux de la trésorerie.
Bien gérer ses encaissements : comment s’y prendre ?
Les encaissements clients impactent directement sur la trésorerie d’une entreprise mais aussi, sur sa rentabilité. Encaisser de manière rapide et sécurisée permet ainsi de dynamiser son business.
Zoom sur les outils permettant d’optimiser les encaissements
Nombreux sont les outils nécessaires afin d’optimiser les encaissements.
Disposer d’un Tableau de bord
Il convient de disposer d’un tableau de bord comprenant des indicateurs tels que les dates d’échéances, les encours, les jours et montants en retard sans pour autant oublier de créer des alertes ni de mesurer les écarts.
Avoir une bonne connaissance des clients et prospects
Bien connaître ses clients et prospects est d’une importance capitale. Posez-vous les bonnes questions et classez-les par catégorie. Qui sont les principaux clients ? A quoi ressemble le client idéal ? Quel est leur type de comportement ?
Fixer un mode opératoire-type d’encaissement
Pensez à bien définir les tâches au sein de votre entreprise (qui, quoi, quand, comment) depuis la vente jusqu’à l’arrivée des fonds avec des règles écrites et faites en sorte que la répartition soit suivie d’effet et les consignes bien respectées.
Un canevas sur mesure pour 20 % des cas
- Analyse de la situation particulière par décryptage des clients
- Définition des objectifs et des marges de manœuvre
- Prévision d’une relance graduée et d’un calendrier d’actions réaliste
- Esprit rationnel et valorisation de son service
- Du sens de l’humour pour dédramatiser les situations
Inclure les équipes en fixant un objectif et un plan d’action communs :
Communiquer largement dans la mesure du possible et veiller à impliquer dans le processus, autant le commercial que la production et la comptabilité.
- Pour chaque projet et pour chaque client, prendre le temps de recalculer ses prix en chiffrant et en incluant les vrais coûts de gestion, des délais/agios sans oublier ceux des impayés
- Tenir compte des ressources extérieures (banques, experts-comptables, avocats, outils et informations…), avoir de l’initiative, rester attentif
Encaissement Chèques et espèces : ce qu’il faut savoir
Pour se faire régler une prestation ou une marchandise, la formule n’est pas sans risques et demande du temps
Les points clés à retenir :
- Il convient d’utiliser un compte courant pour le dépôt des espèces et des chèques collectés, le mieux étant d’ouvrir un compte professionnel.
- Au-delà de 30 chèques par remise, envisagez l’emploi d’un Editeur Lecteur de Chèque permettant de télétransmettre à votre banque, des images chèques et de procéder à la vérification des chèques via le Fichier National des Chèques Irréguliers.
Quelques points de vigilance à observer :
- Gérer des espèces et des chèques requiert l’achat d’une caisse enregistreuse avec tiroir sécurisé ainsi que la gestion d’un fond de caisse. En effet, vérifier manuellement la caisse chaque soir en plus d’être chronophage, peut représenter une source d’erreurs.
- L’encaissement de chèques et d’espèces nécessite d’être particulièrement vigilent au vu des nombreux risques auxquels on s’expose : risque de vol que ce soit dans la caisse ou lors des transports de fonds, risque de faux billets, de chèques sans provision ou volés, peut attirer la convoitise des employés…
- Le temps passé à la remise des chèques ou à la gestion des espèces représente un coût pour l’entreprise.
