Se faire payer quand ses clients ne donnent plus de nouvelles n’est pas toujours chose facile. Afin d’éviter de se retrouver dans une situation inconfortable des factures impayées, il convient de bien assurer le suivi de ses factures. Il est aussi nécessaire de connaître le mode de fonctionnement du processus d’achat de vos clients !
Anticipez le paiement des factures en se rapprochant des services concernés
Assurez-vous de bien connaître le processus d’achat de vos clients. Vous pouvez vous approcher du ou des services concernés pour savoir rapidement à qui vous adresser pour une relance. Cela permet aussi de connaître avec exactitude qui valide le paiement ou qui l’exécute. En effet, sachant qu’il peut exister plusieurs intervenants dans le processus, le mieux serait de connaître le bon interlocuteur pour effectuer une relance fructueuse en cas de retard.
Etablissez correctement votre facture
Votre facture doit obligatoirement faire apparaitre la date de paiement. Cette dernière peut être différente de la date de livraison du bien ou de la prestation. Le Code de commerce définit le délai de règlement client comme étant fixé au 30e jour suivant la date de réception du produit ou d’exécution de la prestation. Suivant accord entre les parties, ce délai peut être inférieur ou supérieur à 30 jours. Par contre, il ne devrait pas excéder les 45 jours fin de mois ou 60 jours à date d’émission de la facture.
Quelques précautions à prendre
Pensez à encadrer au maximum vos factures et vos conditions générales de vente pour ne rien laisser au hasard ! Ainsi, le tribunal saisi en cas de dernier recours ne pourra qu’ordonner le paiement auprès de votre client.
Quid des pénalités de retard
Le taux légal des pénalités de retard est fixé par la Banque Centrale Européenne avec un taux plafond et un taux plancher à respecter. Ces pénalités s’appliquent une fois la date d’échéance écoulée.
Attention, l’omission (même involontaire) du taux des pénalités de retard dans la facture et dans les conditions générales de vente dans le cadre d’une transaction entre professionnels est passible d’une amende pouvant atteindre 75 000 euros.
Possibles frais de recouvrement
Enfin, l’article L441-6 du Code de commerce stipule que le créancier est en droit de réclamer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’une valeur de 40 euros, en plus des pénalités de retard.
Comment effectuer une relance client ?
Le fait d’envoyer un simple courrier de relance n’est pas suffisant. Le mieux est de téléphoner directement à l’interlocuteur concerné pour connaître les motifs du non règlement de la facture impayée dans les temps. Pensez à évoquer l’impact du retard sur votre trésorerie et appuyez votre démarche par l’envoi d’un mail à l’interlocuteur concerné.
Pensez à facturer les pénalités de retard
Si votre client n’a pas réagi à votre appel téléphonique, il est temps de passer à l’étape suivante en lui faisant parvenir la facture des pénalités de retard qui auront été mentionnées dans le document ainsi que dans vos conditions générales de vente.
Envoyez si besoin un courrier de mise en demeure
Si votre client continue à ne pas réagir, vous pouvez lui adresser un courrier de mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, spécifiant votre volonté de saisir le tribunal en cas de facture impayée et des pénalités de retard sous le délai que vous aurez choisi. Cette démarche n’est pas obligatoire mais pourra servir en cas de saisine du juge.
L’ordonnance d’injonction de payer
La loi prévoit une procédure simplifiée pour les entreprises démunies face à leur client mauvais payeur. En dernier recours, vous pouvez adresser une requête auprès du tribunal. Ainsi, vous devez remplir un formulaire spécialement dédié à cet effet (CERFA A 12 948). Le tribunal peut alors rendre une ordonnance d’injonction de payer, puis, sans contestation de la part de votre client, la rendre exécutoire pour valoir décision de justice.
Les huissiers pourront alors procéder à la saisie de votre client. Cette procédure nécessite une extrême rigueur de votre part. En effet, le tribunal vérifiera la validité de vos factures, de vos conditions générales et les modalités de relance client effectuées.
Cette procédure simplifiée évite au créancier et au débiteur de comparaître, sauf si ce dernier conteste l’ordonnance.