Si les frais dépensés par le dirigeant dans le cadre de l’activité de la société sont justifiés, cohérents et dans l’intérêt de l’entreprise, ils doivent alors lui être remboursés par cette dernière. Le non-respect de cette règle expose l’entreprise à un possible redressement fiscal et Urssaf.
Les frais de restaurant
Les frais de restaurant peuvent être pris en charge par la société. Ils doivent seulement être justifiés comme étant liés à l’activité de l’entreprise. La TVA ne sera déductible que s’il s’agit d’une invitation cliente. Il convient dans ce cas d’inscrire sur la facturette le nom du client invité.
Un repas peut dépasser les 150 €. Dans ce cas, indiquer le nom des personnes ayant participé au repas sur la facturette ne sera pas suffisant. Il faut aussi y indiquer le nom de votre société.
Les frais de véhicule
Les déplacements effectués dans le cadre de l’activité de la société peuvent être aussi pris en charge. Mais le traitement des frais de véhicule sera différent selon les cas. Son traitement sera différent si le véhicule appartient à la société (achat, location ou crédit-bail), ou si le véhicule appartient au dirigeant (ou à un salarié).
Cas d’un véhicule inscrit au nom de la société
Si le véhicule est au nom de la société, dans ce cas, tous les frais du véhicule (carburant, assurance, entretien…) effectués dans le cadre de l’activité de la société pourront être payés directement par la société via son compte bancaire.
Ceci uniquement si le véhicule est utilisé pour des déplacements à caractère professionnels sans quoi, la déductibilité des frais pourrait ne pas être appliquée et des charges sociales seraient à verser aux organismes sociaux au titre de l’avantage en nature caractérisé par l’utilisation personnel du véhicule professionnel.
Cas d’un véhicule inscrit au nom du dirigeant ou d’un salarié
Dans ce cas, les frais de véhicule tels que carburant, entretien, assurance ne pourront pas être payés directement par la société, à l’exception des frais de péages et de stationnement.
Les personnes utilisant leur véhicule personnel pour l’activité professionnelle doivent calculer des indemnités kilométriques qui leur seront remboursées par la société.
Ces indemnités kilométriques sont à calculer et à détailler pour chaque déplacement professionnel et à justifier dans une note de frais avec les mentions obligatoires telles que :
- adresse du bureau de la société
- adresse du client
- nombre de kms entre ces deux adresses
- indemnité kilométrique unitaire applicable en fonction de la puissance fiscale du véhicule,
- le montant de l’indemnité kilométrique du déplacement (nombre de kilomètre x indemnité kilométrique unitaire).
Bon à savoir :
Le remboursement des frais kilométriques pourra être effectué par la société. Comme par exemple, à la personne ayant utilisé son véhicule personnel pour son activité mensuel.
Les frais autres que les frais de repas et de véhicule pourront être remboursés au dirigeant. La seule condition est que ces frais soient justifiés, cohérents et dans l’intérêt de la société.