Plus connus sous l’appellation frais professionnels, les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont récapitulées dans un document appelé ” note de frais “.
Frais professionnels dites-vous ?
On appelle frais professionnels toutes les dépenses de différentes natures nécessaires au bon déroulement de votre mission professionnelle incluant les frais de restauration, les frais de mobilité (location de véhicule, transport en commun, essence…), les frais d’abonnement (téléphone, Internet…) sans oublier les frais de représentation, les frais de documentation ou encore les indemnités kilométriques…
Bon à savoir
L’entreprise doit rembourser intégralement toutes les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Le plus souvent, elles portent sur les frais de déplacement, les frais de communication (téléphone, internet…), les frais de repas (repas d’affaires) ou encore les frais de logement (dans un hôtel)…
Quels types de dépenses inclure dans une note de frais ?
Selon le type de frais engagés, les informations à inclure dans une note de frais peuvent varier.
Le type de carburant utilisé a-t-il vraiment son importance ?
Le type de carburant utilisé a effectivement un impact sur la part de la TVA que l’on peut récupérer. La taxe sur les carburants (TIPP) n’est en aucun cas récupérable. Elle n’apparaît d’ailleurs jamais sur les factures.
Le tableau ci-après vous aidera à retrouver la part de la TVA que vous pouvez déduire :
Les frais de restaurant :
Il s’agit des frais engagés pour votre restauration dans le cadre de vos déplacements professionnels ou lorsque vous invitez des clients ou prospects à condition de préciser le nom des invités, le motif de l’invitation, le prix payé et y faire apparaître visiblement le montant de la TVA.
Les frais d’hébergement :
Les frais d’hébergement concernent les frais d’hôtel engagés dans le cadre de vos déplacements professionnels, lesquels ne sont recevables que si vous travaillez à une distance de 50 km minimum de votre domicile OU que votre lieu de travail se trouve à une distance de moins de 1h30 de trajet de votre domicile en transports en commun.
Les indemnités kilométriques :
Les indemnités kilométriques se rapportent à l’utilisation de votre voiture personnelle à des fins professionnelles, incluant les frais de carburant, l’entretien du véhicule, sa dépréciation ou encore l’assurance sauf pour les frais relatifs au parcours allant de votre lieu d’habitation à votre bureau. Dans ce cas, il convient de préciser le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.
Les frais de péage et de parking :
Des barèmes d’indemnités kilométriques sont définis par l’Urssaf, en ce qui concerne les scooters, motos et autre deux-roues motorisés. Pour pouvoir se faire rembourser les frais de péage il faut garder les justificatifs de paiement y afférents.
Les indemnités 2019 pour les voitures sont de 0,451€/km pour un véhicule de 3cv parcourant jusqu’à 5 000km et de 0,595€/km pour un véhicule de 7cv au moins parcourant jusqu’à 5 000km
Les autres frais :
Vous pouvez vous faire rembourser tout autre frais engagé dans le cadre de votre mission professionnelle à condition de pouvoir démontrer la nécessité de cette dépense et fournir un justificatif d’achat ainsi qu’une note de frais détaillant leur nature :
Les frais de représentation ou d’habillement (port de tenue particulière dans l’exercice de votre activité professionnelle), les frais de télétravail si vous travaillez à domicile. Si votre activité nécessite de stocker du matériel ou des documents volumineux à domicile et que votre société ne vous fournit pas d’espace dédié, les frais spécifiques que vous engagerez peuvent faire l’objet d’une indemnité particulière.
Frais réels ou forfaitaires, quelle option choisir ?
Un salarié a le choix entre un remboursement aux frais réels ou à une indemnisation forfaitaire.
Le remboursement aux frais réels
On parle de remboursement aux frais réels lorsque le montant exact des frais engagés est intégralement restitué au salarié, impliquant l’édition de la note de frais ainsi que la présentation des justificatifs des dépenses.
L’indemnité forfaitaire
Constituant une solution plus souple, l’indemnité forfaitaire consiste à verser une allocation globale forfaitaire incluant tous les frais de logement, de repas et éventuellement de déplacement.