Les entreprises remplissent, rédigent ou reçoivent un nombre considérable de documents chaque jour. Les durées de conservation de ces documents varie en fonction des cas. C’est le code de commerce et le code civil qui régissent ces durées.
Pour ce qui est des documents civils et commerciaux
Les documents civils et commerciaux (regroupant notamment les contrats) ont une durée de conservation comprise entre 2 et 30 ans. A titre d’exemple, les contrats d’assurance doivent être conservés durant 2 ans tout comme les contrats de garantie. Les déclarations de douane, elles, doivent l’être durant 3 ans. Les contrats commerciaux, documents bancaires, dossiers d’avocat et documents relatifs à la propriété intellectuelle ne doivent pas être détruits avant 5 ans. Quant aux actes d’acquisition immobiliers, elles peuvent être conservés durant 30 ans.
Quid des documents comptables et fiscaux
En ce qui concerne les documents comptables et fiscaux, leur durée de conservation est d’au moins 10 ans. Cette durée est d’autant plus rattachée à la période sur laquelle peut porter un contrôle fiscal. Effectivement, si habituellement la période est limitée à l’année en cours et aux 3 années précédentes, un contrôle fiscal peut être étendu sur 10 ans en cas notamment d’omission de déclaration ou en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé ou activité illicite notamment).
Chaque entreprise se doit de conserver l’ensemble des documents comptables. Ces documents comptables sont particulièrement : les factures clientes et fournisseurs, les bons de commande, les bons de livraison, les éditions comptables (grands livres, journaux, balances). En outre, les fichiers FEC (Fichier des Ecritures Comptables pour l’Administration Fiscale) le doivent aussi.
Les fichiers FEC sont demandés en cas de contrôle fiscal. La non-présentation des fichiers FEC dans un délai de 15 jours suivant la notification de contrôle expose à une amende de 5 000 euros par année manquante. Les sociétés ont désormais l’obligation de s’assurer que leur logiciel comptable est agréé et permet l’édition du fichier FEC. Les diverses déclarations fiscales (TVA, Impôts sur les Sociétés, taxes foncières, CFE, CVA, liasse fiscale) doivent être conservées pendant au minimum 6 ans.
Les documents liés au personnel
C’est le code du travail et le code civil qui régissent les délais de conservation des documents liés au personnel. Rattachés aux déclarations fiscales et au personnel, leur durée de conservation est de 3 à 5 ans.
Toutefois, il convient d’observer une conservation de 3 ans pour les déclarations liées aux charges sociales. De même pour le suivi des jours travaillés.
Quant aux bulletins de paie, contrats de travail, soldes de tout compte, déclarations d’accident de travail et les échanges avec l’inspection du travail, la durée de conservation est d’au moins 5 ans.
Les documents juridiques
Les actes liés aux assemblées générales, aux réunions des conseils d’administration doivent être conservés au moins 5 ans. Pour les feuilles de présence, une durée d’au moins 3 ans. Les statuts de la société doivent être à disposition durant toute la durée de vie de la société, puis 5 ans après sa radiation, tout comme les registres de mouvement de titres.
Ainsi, la loi oblige les sociétés à conserver un certain nombre de documents officiels. Cette obligation a pour objectif étant le moyen de preuve en cas de nécessité.
Ce sont notamment les contrôles par les organismes (impôts, Urssaf, inspection du travail, organisation professionnelle…) ou les litiges avec des tiers qui rendront indispensables la conservation de ces documents.
Cette conservation peut se faire sous format papier ou électronique en fonction des documents.
En résumé, ces délais sont la règle minimale à respecter. Par ailleurs, conserver vos documents le plus longtemps possible et de façon sécurisée serait un atout non-négligeable pour votre entreprise.