En principe, vous ne pouvez plus modifier des comptes annuels approuvés. Sauf dans quelques cas exceptionnels, mais qui ne sont pas évidents à invoquer. Voici les différentes possibilités.
Rectifier immédiatement l’erreur des comptes annuels
Vous devez rectifier les erreurs que vous commentez. Les mentions erronées déforment l’image que vous donnez de votre entreprise dans les comptes annuels. En cas d’erreur, le patrimoine, la position financière et le résultat de l’entreprise ne sont pas rendus correctement.
Reporter l’approbation des comptes annuels de 3 à 5 semaines
Vous détectez une erreur entre l’impression des comptes annuels et leur discussion à l’assemblée générale des actionnaires ? Dans ce cas, le conseil d’administration peut décider de reporter le point de l’ordre du jour prévoyant leur approbation et de présenter des comptes corrigés à une nouvelle assemblée générale à convoquer. La plupart des entreprises peuvent gagner trois semaine de cette façon, et même cinq dans le cas des SA cotées en bourse. Le délai de 6 mois peut ainsi être dépassé, sans excéder 7 mois toutefois. La Banque Nationale fixe un délai absolu de sept mois pour le dépôt des comptes annuels.
Corriger l’erreur dans le rapport annuel suivant
Si vous détectez une erreur lorsque l’assemblée générale a approuvé les comptes annuels, la situation est plus problématique. Dans ce cas, vous pouvez adapter dans le rapport annuel suivant les chiffres de l’année précédente. De cette façon, les chiffres entre les deux exercices peuvent quand même être comparés de manière adéquate. Mais vous devez mentionner et motiver l’adaptation dans les commentaires. Si vous n’adaptez pas les montants de l’exercice précédent, les commentaires doivent comporter toutes les données requises pour permettre une comparaison.
Rectifier après approbation des comptes annuels
Le conseil d’administration peut effectuer une correction de sa propre initiative une fois les comptes annuel approuvés. Mais il doit s’agir clairement d’une erreur matérielle. Où l’opération doit être claire sur la base des autres points de l’assemblée générale. Il peut s’agir par exemple de rectifier une erreur d’arrondissement ou de corriger une erreur dans une adresse.
Convoquer une nouvelle assemblée générale
Mais s’il s’agit d’une erreur en violation de la loi comptable, la situation est plus grave. Dans ce cas, les administrateurs doivent convoquer une assemble générale extraordinaire des actionnaires pour faire approuver les comptes annuels corrigés. Selon la CNC (Commission des Normes Comptables), le droit comptable est en effet contraignant, ou même d’ordre public. Y déroger peut engager la responsabilité des administrateurs. Une correction lors de la discussion des comptes annuels l’année suivante ne suffit donc pas.
Refaire tous les comptes annuels
D’après la CNC, la société peut même être tenue de refaire et d’approuver tous les comptes annuels du passé impactés par l’erreur. Mais il faut alors le mentionner et le justifier. Une telle opération suscite aussi des questions sur la responsabilité des administrateurs.
Pas d’adaptation possible pour les erreurs de choix stratégique
La possibilité de modification ne s’applique pas aux décisions stratégiques. Une entreprise dispose d’une liberté de choix pour certaines opérations comptables, par exemple pour l’évaluation du stock. S’il s’avère par la suite qu’une autre méthode d’évaluation aurait été meilleure, cela ne peut justifier une adaptation rétroactive de la comptabilité.