Diriger une SARL implique plusieurs obligations comptables. Parmi ces démarches, l’approbation des comptes est de loin l’obligation la plus importante. C’est le jalon qui témoigne de la bonne santé financière de votre société auprès de vos partenaires, de votre banque et de vos fournisseurs. Chaque année, votre SARL doit procéder à l’approbation et au dépôt des comptes.
L’approbation est une étape obligatoire et préalable aux formalités de dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.
En quoi consiste exactement l’approbation de compte ?
L’approbation des comptes est une décision prise par l’assemblée générale des associés réunie annuellement. Elle entraîne la clôture irréversible des comptes, qui ne peuvent plus être modifiés par la suite.
Objectifs principaux :
- Permettre aux associés d’avoir une vision globale de l’activité et de la santé financière de l’entreprise.
- Permettre au gérant de rendre compte de sa gestion.
- Décider de l’affectation des résultats (réserves, report à nouveau, distribution de dividendes…).
Quelles sont les règles à respecter pour organiser l’assemblée générale ?
Préparation de l’AG annuelle
Établissement des documents sociaux
Le gérant doit établir :
- Un inventaire
- Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
- Le rapport de gestion
- Le rapport du commissaire aux comptes (s’il existe)
Sanction : Défaut d’établissement des documents sociaux → amende de 9 000 €.
Communication préalable des documents sociaux
Le gérant doit mettre ces documents à disposition des associés au minimum 15 jours avant l’AG (sauf délai plus long prévu par les statuts). L’inventaire reste consultable sur place, les autres documents sont envoyés.
En cas de non-communication, tout associé peut saisir le tribunal de commerce en référé pour obtenir une injonction sous astreinte ou la désignation d’un mandataire.
Déroulement de l’approbation des comptes en AG
Convocation des associés
L’assemblée générale ordinaire (AGO) doit être réunie une fois par an, dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable (généralement avant le 30 juin si clôture au 31 décembre).
Convocation : par lettre recommandée avec AR, au moins 15 jours avant la date de l’AG, accompagnée généralement des documents sociaux.
Attention :
- Si l’AG n’est pas tenue dans les délais légaux, le gérant risque jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et/ou 9 000 € d’amende.
- L’assemblée tenue en retard reste toutefois valable.
- Le gérant peut demander une prolongation de délai au président du tribunal de commerce.
Décisions prises en AG
Les associés se prononcent sur :
- L’approbation, le rejet ou le redressement des comptes ;
- L’affectation des résultats et la distribution éventuelle de dividendes
L’assemblée peut également traiter d’autres sujets relevant de la compétence de l’AGO (pouvoirs du gérant, ratification de conventions, etc.).
Vote : à la majorité. Les associés sont libres d’approuver, modifier ou rejeter les comptes (le rejet reste rare et doit être justifié : fraude, faute de gestion, etc.).
Cas particulier EURL : Lorsque l’associé unique est aussi gérant, aucune assemblée n’est requise. Le dépôt des comptes au greffe vaut approbation tacite.
Quelles formalités après l’approbation ?
Les décisions sont formalisées dans un procès-verbal d’approbation des comptes qui doit être transmis au greffe du tribunal de commerce dans le cadre du dépôt des comptes annuels.
Bon à savoir : Si le résultat est positif, les associés décident lors de la même assemblée d’affecter tout ou partie du bénéfice aux réserves ou de le distribuer sous forme de dividendes.
Pour ne pas commettre d’erreur dans la rédaction du PV ou dans la procédure, il est vivement recommandé de faire appel à un expert-comptable ou un juriste.