Diriger une SARL implique plusieurs obligations comptables. Parmi ces démarches et rituels, l’approbation des comptes est de loin l’obligation la plus importante. En effet, c’est le jalon qui va témoigner de la bonne santé financière de votre société auprès de vos partenaires, de votre banque, de vos fournisseurs.
Dans le cas d’une SARL, c’est une obligation à ne pas prendre à la légère. Il est à noter que les moyens comptables ne sont pas les mêmes que dans les grandes sociétés par actions.
En quoi consiste exactement l’approbation de compte ?
L’approbation des comptes est une décision prise par l’assemblée générale des associés d’une SARL réunie annuellement. Elle a pour effet la clôture irréversible des comptes qui ne peuvent plus être modifiés.
L’intérêt d’approuver les comptes d’une société est de pouvoir décider de l’affectation des résultats. Étant donné que cela entraînera des conséquences fiscales pour les associés (ex : impôt sur le revenu si distribution des dividendes).
Quelles sont les règles à respecter pour organiser l’assemblée générale d’une SARL ?
Comment préparer l’AG annuelle ?
Établissement des documents sociaux
Lors de la clôture de chaque exercice, le gérant doit établir différents documents, à savoir :
- Un inventaire
- Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
- Le rapport de gestion
Attention : S’il y a défaut d’établissement des documents sociaux, le gérant encourt une amende de 9000 euros.
Communication préalable des documents sociaux
Le gérant a l’obligation de communiquer aux associés les documents sociaux ainsi que le texte des résolutions proposées et le rapport du commissaire aux comptes (s’il en existe un).
Il doit envoyer tous ces documents (à l’exception de l’inventaire qui demeure à la disposition des associés avant l’assemblée) à chaque associé au minimum 15 jours avant la date de réunion.
Si le gérant ne remplit pas son obligation de communication, chaque associé peut demander en référé devant le tribunal de commerce :
- Soit de prononcer une injonction de communication sous astreinte ;
- Soit de désigner un mandataire pour remplir cette mission.
Dès la communication des documents, les associés peuvent établir une liste de questions que le gérant devra répondre durant l’AG.
Comment se déroule l’approbation des comptes en AG ?
Convocation des associés à l’assemblée ordinaire annuelle
L’approbation annuelle des comptes relève de la compétence de l’assemblée générale ordinaire des associés de la SARL. L’AG doit être réunie une fois par an, dans un délai de six mois suivant la clôture de chaque exercice comptable. En pratique, une SARL clôture son exercice comptable tous les 31 décembre. Ainsi l’assemblée ordinaire doit être convoquée au plus tard le 30 juin de l’année suivante.
Pour que l’AG ait lieu, il faut que le gérant convoque chaque associé par lettre recommandée quinze jours au moins avant la date de la réunion, lettre le plus souvent accompagnée des documents sociaux.
Attention : si l’assemblée n’est pas réunie dans le délai légal, le gérant engage sa responsabilité et risque alors jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et/ou 9000 euros d’amende. En revanche, l’assemblée qui a lieu en dehors du délai imparti demeure valable.
Il faut également savoir que le gérant d’une SARL peut demander une prolongation de délai pour la tenue de l’AG au président du tribunal de commerce dont dépend sa société. La requête doit être envoyée dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social.
Décision collective ordinaire
Durant la tenue de l’assemblée générale ordinaire, les associés sont amenés à se prononcer sur :
- L’approbation, le rejet ou le redressement des comptes ;
- La distribution éventuelle des dividendes et des conditions de leur mise en paiement
Une telle assemblée ne doit pas être exclusivement dédiée à l’approbation des comptes. Il est possible de prendre tout type de décision relevant de la compétence de l’assemblée générale ordinaire : étendue des pouvoirs du gérant, ratification des conventions passées entre la société et un associé…
Attention : La procédure d’approbation des comptes en EURL. Lorsque l’associé unique est aussi gérant de l’entreprise est particulière. Dans ce cas, aucune assemblée n’est possible : le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce vaut donc approbation des comptes.
Pour ne pas se tromper dans la rédaction du procès-verbal d’assemblée, ou pour toute autre formalité propre à l’approbation des comptes, il est recommandé de faire appel à une aide juridique pour ne pas se tromper.
Quelles formalités ?