Et si on parlait de Fichier des Écritures Comptables (FEC)?

Depuis janvier 2014, les entreprises faisant l’objet d’un contrôle par l’Administration fiscale sont dans l’obligation de présenter un FEC sous peine de pénalisation.

Encore faut-il savoir de quoi il s’agit !

Le FEC est un fichier comptable dématérialisé reprenant de manière normée, l’ensemble des écritures des journaux comptables d’une entreprise sur un exercice donné. Ce document est exigé par l’Administration Fiscale dans le cadre d’un contrôle, excepté pour les entreprises soumises au régime micro BIC ou au régime micro BNC.

A quoi ça sert ?

Servant de base au contrôle de la comptabilité d’une entreprise, le FEC est demandé :

• Par les organismes de gestion pour leur examen périodique de sincérité
• Par le contrôleur en préalable à un examen de comptabilité à distance ou sur site

Quelles informations trouve-t-on dans un FEC ?

Le FEC contient le détail des lignes de comptabilité et doit obligatoirement respecter un format spécifique, avec deux options au choix :

• Un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
• Un fichier structuré, codé en XML et respectant la structure du fichier XSD (cf. Site impôts.gouv.fr)

Comment tenir un FEC ?

Le FEC est un document qui doit rassembler la totalité des informations contenues dans le journal comptable avec obligatoirement les 18 champs cités ci-après :

1. Le code journal de l’écriture comptable
2. Le libellé journal de l’écriture
3. Le numéro de séquence de l’écriture
4. La date de comptabilisation de l’écriture
5. Le numéro de compte
6. Le libellé de compte
7. Le numéro de compte auxiliaire
8. Le libellé de compte auxiliaire
9. La référence de pièce justificative
10. La date de la pièce justificative
11. Le libellé de l’écriture comptable
12. Le montant au débit (ou le montant)
13. Le montant au crédit (ou le sens)
14. Le lettrage de l’écriture
15. La date de lettrage
16. La date de validation de l’écriture
17. Le montant en devise
18. L’identifiant de la devise

À noter que les informations contenues dans ces champs doivent être conformes aux exigences de la DGFiP ; des confusions de libellés peuvent constituer un risque pour l’entreprise. 

Les points de vigilance

Dès la saisie comptable, il convient d’être attentif à certains points pour limiter la présence d’anomalies lors d’un contrôle FEC, à savoir :

• Respect du plan comptable
• Validation des écritures au moment de chaque déclaration de TVA
• Référence de pièces sur chaque écriture avec justificatif
• Respect de la numérotation chronologique des factures de vente
• Lisibilité des libellés
• Tenue comptable détaillée sans centralisation, sauf en cas d’utilisation d’un logiciel tiers sécurisé pour retracer le détail

Attention : Veillez à conserver tout fichier pouvant justifier de près ou de loin des écritures comptables, pour la simple raison que le contrôle informatisé des données comptables peut ne pas se limiter au FEC.

A quoi s’expose-t-on en cas de non présentation d’un FEC ?

Sur un fichier lisible, l’échelle des sanctions peut varier en fonction du degré d’anomalie relevée et peut conduire jusqu’au rejet de la comptabilité et aux pénalités y afférentes.

En cas de présentation d’un fichier FEC non lisible, une entreprise s’expose à une amende de 5000€ par fichier manquant.