Le suivi des notes de frais constitue souvent une tâche fastidieuse et relativement ingrate, avec le risque de ne pas avoir intégré les dépenses réellement supportées. Pour faciliter le traitement comptable (à confier à un cabinet d’expertise comptable ou à gérer par l’entrepreneur), il peut être utile de distinguer quatre types de frais et de dépenses.
Les dépenses antérieures à la création de l’entreprise
Ces frais ont été engagés avant l’immatriculation de la société ou de l’entreprise individuelle, et ont la particularité d’avoir été réglés sur la trésorerie de l’entrepreneur. Il est intéressant de les regrouper au sein d’un même tableau sous Excel par exemple, pour simplifier le traitement comptable et soit gagner du temps de traitement, soit réduire le montant des honoraires à se faire facturer par le cabinet comptable.
De manière pratique, dès que cela est possible, inscrire dans la colonne concernée la dépense, isoler le montant de la TVA et classer l’original de la facture dans une enveloppe. A la fin, de la période, concernée (idéalement le mois ou à défaut le trimestre), l’enveloppe contenant l’exhaustivité des justificatifs de dépenses est agrafée à l’édition papier du tableau Excel.
Frais payés sur le compte bancaire personnel du dirigeant
Pour suivre ces frais et là encore faciliter la gestion administrative et comptable, l’entrepreneur établit une note de frais à se faire rembourser par la société, sur le même format que pour les dépenses antérieures à l’immatriculation. Selon le nombre de dépenses concernées, il établit une note de frais mensuelle ou trimestrielle, voire annuelle.
Dépenses réglées par la carte bleue de la société
L’objectif est également de faciliter la vie administrative de l’entrepreneur. Il et plus simple de régler ses frais à l’aide d’une carte bleue à débit différé.
L’entrepreneur peut ainsi mensuellement établir un suivi Excel listant toutes les opérations concernées et mentionnées sur le relevé de carte bleue transmis par la banque. De plus, le professionnel pourra aisément pointer le relevé de la banque avec les factures dont il dispose.
Les dépenses payées par chèques, prélèvement, virement
Ces factures doivent être simplement classées mensuellement (puis en fonction du nombre d’opérations, classées par prestataire ou fournisseur). Sur chaque facture, il convient de mentionner le mode de règlement. S’il s’agit d’un chèque, ne pas oublier de préciser le numéro du chèque et la date.