L’indemnité kilométrique est une compensation financière accordée par une entreprise, à une personne qui utilise son véhicule personnel dans un cadre professionnel.
Les conditions d’attribution des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques couvrent l’usure, l’entretien et le carburant utilisé par le véhicule, ainsi que son assurance. Et ce, à l’exclusion de tous autres frais tels que parking, repas, ou péages qui peuvent éventuellement faire l’objet d’une indemnisation (forfaitaire ou réelle) spécifique sur justificatifs.
Cependant, plusieurs conditions doivent être réunies pour pouvoir appliquer l’indemnité kilométrique.
- Le bénéficiaire doit avant tout avoir un lien avec l’entreprise. En plus de cela, il doit œuvrer au bénéfice de celle-ci. (un salarié, un associé ou le dirigeant)
- Le véhicule doit s’agir d’un véhicule personnel. Il peut s’agir d’une auto, d’une moto, d’un scooter, d’un cyclomoteur n’appartenant pas à l’entreprise.
- Les déplacements doivent faire l’objet de justificatif. Par exemple la date, la destination, le trajet, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru. Faute de quoi, les indemnités kilométriques seront réintégrées dans le salaire par l’URSSAF et soumis à cotisations.
Les cas particuliers des indemnités kilométriques : Domicile-Travail
Dans le cas où un salarié est dans l’obligation d’utiliser son véhicule pour se rendre à son travail et en revenir, il peut bénéficier d’une indemnisation sur base forfaitaire kilométrique (barème identique aux déplacements professionnels).
Les conditions requises :
- La personne (qui doit œuvrer au sein de l’entreprise) doit être dans l’impossibilité de recourir à d’autres moyens de transport que le sien propre (domicile à la campagne, travail de nuit ou travail sur plusieurs lieux appartenant à l’entreprise).
- Le véhicule doit être au nom de la personne
- Le kilométrage doit correspondre au plus court trajet domicile-travail
- La personne doit s’engager à ne pas transporter un autre membre de l’entreprise bénéficiant aussi des dites indemnités
- Le nombre de trajets doit correspondre au planning de travail du salarié
Que doit rembourser l’entreprise ?
Sur le plan légal et en application du droit du travail, l’employeur doit compenser toutes charges financières ou en nature supportées par le salarié pour l’exécution de son activité professionnelle. Lorsque pour des motifs tenant à la marche de l’entreprise, l’un de ses membres utilise son véhicule personnel, la compensation financière basée sur un forfait et dénommée indemnité kilométrique doit être appliquée.
Le barème kilométrique pour un véhicule
Les frais de déplacement concernent le transport du domicile au lieu de travail, les déplacements professionnels pendant les heures de travail, le déménagement ou la double résidence.
Par ailleurs, la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus définissent le calcul du barème kilométrique. De ce fait, il intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.
Barème des indemnités kilométriques applicables aux voitures (en euros) | |||
Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
3 CV et moins | d x 0,451 | (d x 0,270) + 209 | d x 0,315 |
4 CV | d x 0,518 | (d x 0,291) + 1136 | d x 0,349 |
5 CV | d x 0,543 | (d x 0,032) + 1188 | d x 0,364 |
6 CV | d x 0,568 | (d x 0,32) + 1244 | d x 0,382 |
7 CV et plus | d x 0,595 | (d x 0,337) + 1288 | d x 0,401 |
Source : Arrêté du 11 mars 2019 fixant le barème kilométrique 2019
Barème des indemnités kilométriques applicables aux vélomoteurs et scooters (< 50 cm3) | ||
Jusqu’à 2 000 km | De 2 001 à 5 000 km | Au-delà de 5 000 km |
d x 0,269 | (d x 0,0063) + 412 | d x 0,146 |
Source : Arrêté du 11 mars 2019 fixant le barème kilométrique 2019
Barème des indemnités kilométriques applicables aux motos (en euros) | |||
Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km |
1 ou 2 CV | d x 0,338 | (d x 0,084) + 760 | d x 0,211 |
3, 4, 5 CV | d x 0,4 | (d x 0,070) + 989 | d x 0,235 |
>5 CV | d x 0,518 | (d x 0,067) + 1 351 | d x 0,292 |
Source : Arrêté du 11 mars 2019 fixant le barème kilométrique 2019
Et s’il s’agit d’un scooter ?
L’indemnité kilométrique s’applique également aux scooters et autres vélomoteurs de moins de 50 cm3, comme démontré dans le tableau ci-après :
Barème des indemnités kilométriques applicables aux vélomoteurs et scooters (< 50 cm3) | ||
Jusqu’à 2 000 km | De 2 001 à 5 000 km | Au-delà de 5 000 km |
d x 0,269 | (d x 0,0063) + 412 | d x 0,146 |
Comment ça marche ?
On entend souvent parler d’indemnités kilométriques sans trop en connaître l’objet. Pour ceux que le sujet intéresse, il faut savoir que les indemnités kilométriques couvrent certaines dépenses engagées par un professionnel libéral utilisant son véhicule personnel à des fins professionnelles.
Font partie de ces dépenses :
- Les dépenses en carburant
- La dépréciation du véhicule
- Les frais d’entretien
- Les dépenses en pneumatique
- La prime d’assurance annuelle
Frais kilométriques : 3 solutions pour couvrir vos frais de transports
- Les frais réels : les sommes à déduire sont calculées sur la base des barèmes en vigueur de l’administration, lesquels sont destinés à couvrir les frais de carburant, de réparation et d’assurance. Une déduction spécifique s’applique sur les frais de parking, de péage et autres intérêts relatifs au crédit automobile, nécessitant des justificatifs supplémentaires.
- Déduction directe de vos dépenses réelles de transport (justificatifs à la date et objet de la dépense à l’appui) selon la distance concernée dont des frais déductibles correspondants au barème imposé par l’administration pour les frais de stationnement, de péage ou les intérêts de crédit automobile.
- Déduction de 10% de votre revenu imposable de manière forfaitaire.