La saisie « propre »
Débarrassez vos collaborateurs des tâches de saisie et donner leur l’occasion de se révéler en réalisant des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus conformes à leurs formations et à leurs capacités !
La saisie est la première étape du processus comptable. De ce fait, elle est essentielle pour la qualité et la fiabilité des informations qui seront ensuite traitées.
Elle doit en conséquence présenter un certain nombre de caractéristiques.
Le contrôle des pièces à l’arrivée
Les images sont numérotées de manière unique dès leur réception sur notre serveur, et un mail d’accusé réception est envoyé pour contrôle de la bonne réception.
Les images reçues font l’objet d’une vérification d’exhaustivité, de non-redondance et de lisibilité. Un mail est systématiquement envoyé en cas de non-conformité.
La facturation électronique
La facturation électronique qui sera obligatoire en 2026 et mise en place sur 3 ans pour l’ensemble des acteurs économiques, aura un impact limité sur le processus comptable.
En effet, elle remplacera la saisie manuelle ou par reconnaissance optique de caractères (OCR) des informations figurant sur la pièce, mais l’imputation restera à réaliser, puis l’ensemble des process suivants de la comptabilité : lettrage, contrôles, écritures courantes et de régularisation, etc.
La saisie des informations comptables
Les informations comptables sont saisies sur nos propres logiciels, aidés par une reconnaissance optique de caractères (OCR). Les écrans de saisie ont été adaptés pour inclure de très nombreux contrôles automatiques, ainsi que des aides à la saisie qui permettent surtout d’augmenter significativement sa qualité et fiabilité.
Les libellés sont standardisés afin de faciliter les révisions ultérieures. Ils sont paramétrables en fonction des souhaits de chaque client.
Des mails de relance sont systématiquement envoyés en cas de pièces manquantes (relevés de banque, factures, etc.).
De nombreux autres contrôles sont effectués.
Les autres contrôles de la tenue
Notre objectif est de réduire au strict minimum les comptes d’attente, et d’assurer la meilleure fiabilité possible à la saisie.
Notre process inclut de nombreux contrôles effectués pour la plupart à l’aide d’outils informatiques que nous avons développés, tels que les contrôles de doublons, la liste des ruptures de séquence dans les numérotations des factures clients, la vérification que toutes les pièces reçues ont bien été revues et comptabilisées si nécessaire, etc.
Enfin, nos collaborateurs réalisent le lettrage et le système en déduit automatiquement et en ligne les listes de pièces manquantes. Ces dernières peuvent être traitées en ligne tant par le cabinet que par le client final.
La restitution
Une fois la tenue réalisée, pointée, lettrée et vérifiée sur nos systèmes, nous remontons les lots d’écriture et les pièces les accompagnant sur les dossiers respectifs dans le serveur du cabinet.
Note
Scriptura ne propose pas de « saisie au kilomètre ». Ce service ne permet pas de réduire au minimum les comptes d’attente et ne peut présenter les contrôles minimum nécessaires pour une qualité suffisante de notre travail.