Avant de faire un feu de joie avec l’ensemble des pièces administratives et comptables, il convient d’analyser pourquoi et pour qui conserver ces documents.
Pièces comptables et fiscales
Pour toute activité professionnelle, le contribuable peut faire l’objet de questions de la part des administrations fiscales et sociales. En cas de contrôle, il doit être en mesure de fournir les pièces comptables de l’année en cours, ainsi que celles des trois derniers exercices.
Par pièces comptables, il est fait référence à tout ce qui peut justifier davantage une opération affectant le résultat fiscal :
- Factures émises vers les clients
- Factures reçues des fournisseurs
- Notes de frais : attention aux papiers thermiques qui blanchissent ou jaunissent au bout de quelques mois. En effet, il peut être nécessaire de les scanner ou d’en faire une copie
- Relevés bancaires et chéquiers
- Bordereaux de cotisations sociales, y compris les appels de cotisations facultatives (loi Madelin, « article 83 », etc.)
- Déclarations produites auprès des administrations fiscales et sociales (il est vivement recommandé de conserver une copie de tout ce qui est envoyé : TVA, déclarations sociales…)
- Conserver toutes les pièces comptables, fiscales et sociales des 4 dernières années au moins.
En plus de cela, si l’exercice de l’activité professionnelle s’effectue au travers d’une société commerciale, il est indispensable de conserver l’ensemble des documents relatifs à la vie juridique de l’entreprise (procès-verbaux d’assemblées, rapports de gestion, certificats de dépôt de comptes annuels…).
Documents sociaux
De la même manière qu’il est recommandé à toute personne salariée de conserver les bulletins de salaire sans limitation de durée, afin d’être en mesure de prouver le versement de cotisations, il est préférable de disposer de l’ensemble des documents sociaux (appels de cotisations, relevés de points…) jusqu’à validation de la retraite.
Droit commercial
Il convient de rappeler qu’en matière de droit commercial, la prescription est de 5 à 10 ans selon la nature des créances et des dettes.
Durée de conservation des documents
Le délai de conservation des papiers varie selon les domaines (assurances, logement, véhicule, banque…) et le type de document.
Par ailleurs, les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder des documents. Il s’agit des délais durant lesquels vous pouvez exercer un droit (remboursement par exemple) ou pendant lesquels on peut vous réclamer quelque chose (payer une amende par exemple).
Assurance
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve de règlement | Date du document + 2 ans | |
| Contrat | Durée du contrat + 2 ans | |
| Relevé d’information automobile | Permanente | |
| Assurance-vie | 10 ans | Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie |
| Dommage corporel | 10 ans |
Véhicule
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| PV pour amende forfaitaire | 3 ans | Si le Trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien |
| Facture (achat, réparation…) | Durée de conservation du véhicule | +2ans en cas de revente (vice caché) |
| Certificat d’examen du permis de conduire | 4 mois | +jusqu’à réception du permis |
| Certificat de cession du véhicule | Durée de conservation du véhicule | Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire |
Banque
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Chèque à encaisser | 1 an et 8 jours | Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due. |
| Contrat de prêt (immobilier et consommation) et autres justificatifs | 2 ans | A partir de la dernière échéance |
| Relevé de compte, talon de chèque | 5 ans | Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois. |
| Ticket de carte bancaire | Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant |
Impôts et taxes
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu et les justificatifs utilisés (ex : justificatifs des frais réels) | 3 ans (droit de reprise de l’administration) | A partir de l’année qui suit l’année d’imposition (ex : déclaration 2019 à conserver jusqu’à la fin 2022) |
| Avis d’impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation) | 1 an (droit de reprise de l’administration) | 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement |
Pièces comptables
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L 123-22 du code de commerce |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L 123-22 du code de commerce |
Document fiscal
| Type d’impôt | Durée de conservation | Texte de référence |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
| Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
| Cotisation foncière des entreprises (VFE) et CVAE | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Document social (société commerciale)
| Type d’impôt | Durée de conservation | Texte de référence |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | Article 2224 du code civil |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L123-22 du code de commerce |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | Article 2224 du code civil |
| Registre de titres nominatifs Registre des mouvements de titres Ordre de mouvement Registre des PV d’assemblées et de C.A | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | Article 2224 du code civil |
| Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices | Article L225-117 du code de commerce |
Gestion du personnel
| Type d’impôt | Durée de conservation | Texte de référence |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | Article L 3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | Article R1221-26 du code du travail |
| Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite | 5 ans | Article 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | Article D3171-16 du code du travail |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle CHSCT | 5 ans | Article D4711-3 du code du travail |
| Déclaration d’accident du travail auprès de a caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | Article D4711-3 du code du travail |