Scriptura propose un système de recherche, de consultation et d’archivage des images reçues. Scriptura stocke et archive les images pendant 3 ans sur ses serveurs.
La GED de Scriptura
Chaque image porte un numéro unique pour identifier le scanner d’origine, à la date exacte de numérisation, le dossier et l’exercice concerné. Il permet de tracer chaque image depuis sa création jusqu’à son envoi sur le site.
La richesse de la GED réside dans ses capacités de recherche d’images. La richesse des critères de tri rend plus efficaces les tris. Parmi ces critères, il y a la raison sociale, le type de pièce, le compte, le montant, etc.
Vitesse de visualisation
Une vision rapide des images se fait en passant la souris sur les noms de fichiers, classés par catégories ou par compte.
Ce point est d’une grande importance pour la révision rapide des dossiers.
Téléchargement
Les images sont téléchargeables, par type ou en totalité pour un dossier. La numérisation des pièces est la première étape du processus. La digitalisation évite la manipulation du papier et permet de gagner en temps, efficacité et sécurité.
Le coût de la manipulation du papier
La manipulation du papier coûte cher. Il faut collecter, trier, classer et cela coûtent de 5 à 10 heures par an et par dossier en moyenne. Les pièces collectées chez le client ajoutent encore au coût de manipulation des pièces.
La numérisation
La numérisation par le cabinet ne réduit pas le coût de collecte et de tri des pièces. Elle supprime le coût de classement et de manipulation ultérieure des pièces, et réduit le coût de l’archivage. Il faut ajouter le coût de la numérisation environ 1.75 heure par dossier moyen de 800 pièces. Sans oublier le coût de l’acquisition et de l’exploitation d’un scanner et d’un logiciel de gestion électronique des documents. La numérisation ne réduit pas vraiment les coûts directs, il s’ajoute aux coûts de collecte, tri et archivage temporaire. Son intérêt réside dans l’image de modernité donnée et les gains induits sur les coûts de partage, de stockages et de recherche des documents.
La numérisation par le client et traitée par Scriptura ou comment gagner facilement plus de 5 à 10 heures par dossier
La solution présentant le gain maximal pour le cabinet est de faire numériser par le client du cabinet.
Cela peut être fait en utilisant le site lesexperts.biz mis aux couleurs du cabinet, ou en installant un petit scanner chez le client avec envoi automatique des images à Scriptura. Le gain de collecte, tri et numérisation des pièces est immédiat, et peut être estimé à plus de 5 heures par dossier, par an.
En outre, Scriptura va trier et indexer les pièces qui seront disponibles sur le site, et pourront être recherchées selon de multiples critères (nature, date, numéro, nom du tiers, montant, etc.).