Certaines activités telles que le commerce, requièrent l’utilisation d’une caisse enregistreuse. Son recours nécessite une organisation et un suivi rigoureux afin d’éviter des risques fiscaux. Les commerçants sont les principaux acteurs concernés par l’utilisation d’une caisse.
Comment faire le suivi d’une caisse ?
Le suivi d’une caisse ne se limite pas aux espèces. Il recensera également les encaissements par tous les moyens de paiements utilisés (carte bleue, chèques, paiement électronique). Le suivi devra également comprendre les sorties de la caisse, la différence entre les deux constituant le fonds de caisse.
Une vente de produits avec différents taux de TVA devra faire apparaître la répartition des encaissements par taux de TVA. La justification des mouvements de caisse est indispensable et servira de base en cas de contrôle fiscal. Le non-respect des règles de suivi exposera l’entreprise à un probable rejet de comptabilité.
Quels outils de gestion pour une caisse ?
Un large choix d’outils permet le bon suivi des mouvements de la caisse. Le moins couteux étant le suivi sur brouillard de caisse, il consiste à suivre les entrées et sorties sur un fichier manuscrit ou informatique. Le suivi peut également être assuré par le chef d’entreprise à partir d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse. Ces moyens plus ou moins coûteux permettront de gagner du temps tout en limitant les erreurs de calculs.
Jusqu’à la fin de l’année 2017, les commerçants pouvaient utiliser l’outil qui leur convenait, qui leur semblaient le plus adapté. Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA doivent recourir à un logiciel ou à un système de caisse sécurisé et certifié. Ce dernier doit être attesté par un certificat de conformité afin d’éviter de payer une amende de 7 500 euros.
Inventaire de la caisse, comment ça marche ?
Si vous utilisez une caisse enregistreuse, votre obligation est de procéder à l’inventaire de la caisse en comptant les espèces présentes. Ceci afin de s’assurer qu’il n’y ait pas d’écart entre l’inventaire théorique (selon l’outil de suivi de la caisse) et l’inventaire physique (selon le contrôle effectué).
Pourquoi un inventaire de caisse ?
Il est indispensable de faire un inventaire de caisse au moins une fois par an à la date de clôture du bilan. Toutefois, il est conseillé de le faire aussi régulièrement que possible afin de s’assurer qu’il n’y ait pas d’écarts pouvant résulter d’une erreur dans le mode de règlement renseigné lors d’un encaissement ou encore, un montant sorti de la caisse pour être remis en banque.
A quoi peut être dû un écart de caisse ?
Au-delà des erreurs humaines, un écart de caisse peut également provenir d’une action intentionnelle telle que le vol par exemple. C’est la raison pour laquelle, le suivi de la caisse est important afin de détecter et de corriger au plus vite les écarts. Pour s’éviter des problèmes, il est du devoir du chef d’entreprise de mettre en place des outils de suivis conformes ainsi que des moyens de contrôle adéquats compte tenu de l’aspect sensible de l’inventaire de caisse, lequel devra attirer toute son attention.