Un site exceptionnel qui permet le partage d'information en temps réel.
Le site Picdata, site collaboratif de Scriptura, est le lieu des échanges entre Scriptura, le cabinet et les clients de ce dernier grâce à une technologie avancée de gestion de données. Bien entendu, dans le cas ou l’expert-comptable met les pages de Picdata à la disposition de ses clients en l’incluant dans son propre site, elles seront en marque blanche sans aucune référence à Scriptura.
Le site propose les fonctionnalités suivantes :
Envoi et consultation des pièces :
Les pièces comptables sont postées sur le site. Elles sont traitées, triées, saisies et attachées aux écritures comptables du dossier. Elles sont ensuite présentées, sélectionnées selon plusieurs critères, visibles à partir d’un simple clic, avec les données saisies attachées. Un écran propose de visualiser toutes les pièces envoyées avec l’indication de leur traitement et de leur destination : les pièces comptabilisées, celles pouvant servir à passer des écritures mais demandant un justificatif supplémentaire, les pièces en cours de traitement, celles non comptabilisées et la raison de la non prise en compte.
Agenda des tâches :
Les dates de restitution des travaux exécutés sont indiquées dans un agenda partagé entre Scriptura et le cabinet. Plus de mail de demande de travail, de relance, tout est indiqué dans l’agenda. Le cabinet peut aussi créer des tâches dans l’agenda, qui seront exécutées par Scriptura.
Situation des travaux de contrôles sur chaque dossier :
Un écran indique et résume en temps réel les diligences réalisées pour chaque dossier. Plus de 100 points de contrôles sont exécutés de façon automatique ou humaines lors des points de mise à jour des dossiers. Les contrôles réalisés, leurs résultats et les conséquences à en tirer sont indiquées et partagées avec l’expert-comptable. Les points nécessitant une explication du client, la demande de pièces justificatives, factures et autres, tout cela est ensuite récapitulé dans un écran à destination du client afin qu’il puisse y répondre et apporter les pièces demandées.
Questions aux clients et relances de pièces manquantes :
Les relances de pièces manquantes sont, pour tous les cabinets, une tâche chronophage et sans valeur ajoutée. Scriptura prend cette tache en charge en relançant les clients qui ne déposent pas leurs pièces dans les délais convenus. Comme indiqué ci-dessus, le site Picdata comporte un écran qui recueille l’ensemble des questions adressées aux clients ainsi que la liste des pièces manquantes qui empêchent de finaliser correctement la comptabilité. Après la révision du dossier, validée par le cabinet, le client est prévenu par mail qu’il peut aller sur la page le concernant pour y répondre aux questions posées et y déposer les pièces qu’il a omis d’envoyer préalablement.
États comptables et financiers :
Le site propose également les états comptables et financiers sur 4 ans. Ils peuvent être sortis par moi, trimestres, semestre année pour être comparés sur ces périodes sur plusieurs années.
Ces états présentent une caractéristique importante, les chiffres sont cliquables, ce qui est rare dans les tableaux généralement proposés. En cliquant sur un chiffre, on obtient les comptes qui le constituent. En cliquant sur le compte, on obtient le détail du compte, et bien sur on peut aussi cliquer sur la pièce qui justifie une écriture, pour voir cette pièce et tout ce qui a été saisi la concernant, y compris l’écriture qui y est attachée.
Tableau des images :
Cet écran récapitule les arrivées de pièces par catégories (clients, fournisseurs, banques…), par dossier et par mois. D’un coup d’œil, on constate les retards d’envoi de pièces, et donc on peut relancer les clients. A noter qu’une routine informatique permet de les relancer automatiquement par mail si les pièces n’ont pas été envoyées à une date donnée au 30 du mois précédent.
Application sur smartphone :
Scriptura propose une application qui fonctionne sur les systèmes Iphone et Android. Elle permet de scanner des pièces et de les envoyer dire directement, de consulter les pièces déjà envoyées et toutes celles figurant dans le dossier de ce lui qui envoie.
L’application permet de consulter de nombreux indicateurs, tels que les comparaisons de chiffres d’affaires, de marge brute, d’EBE, etc. sur plusieurs années. De meme pour la trésorerie, le nombre de jours clients impayés, et d’autres indicateurs.
Enfin, l’application notifie les dates butoirs pour l’envoi des pièces et réclament les pièces manquantes résultant des travaux de mise à jour de la comptabilité.