Gestion des pièces manquantes
La « chasse » aux pièces manquantes constitue probablement l’une des tâches les plus chronophages d’une mission de présentation et aussi l’archétype de la tâche sans valeur ajoutée.
Les pièces manquantes
Il y a plusieurs niveaux de process pour les identifier :
Les relevés de banque
Les ‘trous’ dans la suite des relevés sont recherchés à chaque réception d’image de relevés. Un mail est aussitôt envoyé pour signaler les relevés manquants. De même, si les banques sont importées dans la comptabilité, les soldes sont systématiquement vérifiés.
Les factures de vente
Afin de détecter les ruptures de séquence et les factures manquantes, il est primordial d’effectuer un contrôle sur les numéros des factures de vente. De ce fait, le responsable du dossier peut aussitôt connaître les anomalies trouvées. Il décidera soit de porter à la connaissance de son client la non-conformité de la numérotation de ses factures et/ou pourra lui réclamer les factures manquantes.
Le lettrage
Les mouvements de banque sont “lettrés” avec les pièces justificatives. Les pièces manquantes sont identifiées et répertoriées de façon exhaustive en ligne. De même les chèques dont le bénéficiaire n’est pas connu, sont listés en ligne.
Les autres pièces
La révision permet également d’identifier les autres pièces manquantes ce qui permet, de la même façon, de les demander.
La gestion des pièces manquantes par le cabinet
Elle se fait de plusieurs façons :
Envoi d'un mémo par mail reprenant la liste des pièces manquantes et les points en suspens. Le cabinet peut traiter les demandes, il peut aussi les envoyer à ses clients.
Notification au cabinet que les listes sont en ligne. Ce dernier peut les traiter directement en ligne, il peut exporter la liste sous forme Excel et l'envoyer à ses clients.
La gestion des pièces manquantes par Scriptura
Scriptura peut prendre en charge la gestion des pièces manquantes. Une fois répertoriées, les clients reçoivent un mail de notification de l’avancement de leur dossier avec un lien qui renvoi à la page en ligne. Ainsi, la page détaille les instructions que le client n’a plus qu’à suivre pour envoyer les pièces et répondre aux questions. Par conséquent, cette prestation réduit de façon significative le temps passé à la “chasse” aux pièces.